Uradni dopis ima vnaprej določeno obliko, tj. svojo zunanjo podobo in podatke, ki naj jih vsebuje besedilo. Uradni dopis je pisno besedilo, ki ima glavo dokumenta, jedro, zaključek in praviloma še priloge.

Glavo dokumenta sestavljajo: levo zgoraj podatki o tvorcu, podatki o naslovniku ter desno zgoraj kraj in datum nastanka besedila.

Jedrni del uradnega dopisa vsebuje naslov besedilne skupine oziroma "Zadevo" (npr. Prošnja za delo animatorke otrok), nagovor in na odstavke členjeno jedrno besedilo. Od vrste dopisa (npr. prošnja za izvolitev v naziv, pritožba zaradi nastalih oddatnih stroškov potovanja, prijava na razpisano delovno mesto, sodba, vabilo na sodišče, vabilo na razgovor za zaposlitev, obvestilo o prekinitvi dobave električne energije) je odvisno, kateri podatki bodo vključeni in kako bodo ti podatki razporejeni (časovno zaporedje, vzročno-posledično razmerje).

V zaključnem delu lahko tvorec izrazi željo po naslovnikovem odzivu, če je ta glede na vrsto dopisa nujen, dovoljen (pritožbeni rok na odločbo o statusu učenca s posebnimi potrebami), pričakovan ali zaželen (prošnja za zaposlitev). Sledijo pozdrav, podpis in lastnoročni podpis.

V levem kotu spodaj tvorec navede še morebitne zahtevane priloge oziroma dokazila.

Med uradna besedila lahko uvrstimo zahvalo, vabilo, čestitko/voščilo, opravičilo oz. prošnjo za opravičilo. Izpostavljena besedila so glede na razmerje med udeležencema lahko pa tudi javna (javna zahvala donatorjem, javno opravičilo).