Uradni dopis je pisno besedilo.

Zaradi uradnega družbenega razmerja med udeleženci ima vnaprej določeno obliko in vsebino. To pomeni, da ima določeno zunanjo podobo in določene so vrste podatkov, ki naj jih vsebuje.

Zunanja podoba uradnega dopisa je najpogosteje predstavljena s podatki, ki jih tvorec dopisa ubesedi v besedilnih enotah, ki sodijo ali v t. i. glavo dokumenta, v jedro, zaključek in ali pa so dodane kot priloge.

Glavo dokumenta sestavljajo: levo zgoraj podatki o tvorcu, podatki o naslovniku ter desno zgoraj kraj in datum nastanka besedila.

Jedrni del uradnega dopisa vsebuje naslov besedilne skupine oziroma "Zadevo" (npr. Prošnja za delo animatorke otrok), nagovor in na odstavke členjeno jedrno besedilo in izrek tvorčeve namere. Od vrste dopisa (npr. prošnja za izvolitev v naziv, pritožba zaradi nastalih dodatnih stroškov potovanja, prijava na razpisano delovno mesto, vabilo priče na sodišče, vabilo na razgovor za zaposlitev, obvestilo o prekinitvi dobave električne energije) je odvisno, kateri podatki bodo vključeni in kako bodo ti podatki razporejeni (časovno zaporedje, vzročno-posledično razmerje).

V zaključnem delu lahko tvorec izrazi željo po naslovnikovem odzivu, če je ta glede na vrsto dopisa nujen, dovoljen (pritožbeni rok na odločbo o statusu učenca s posebnimi potrebami), pričakovan ali zaželen (prošnja za zaposlitev). Sledijo pozdrav, podpis in lastnoročni podpis.

V levem kotu spodaj tvorec navede še morebitne zahtevane priloge oziroma dokazila.

Med uradna besedila lahko uvrstimo zahvalo, vabilo, čestitko, voščilo, opravičilo oz. prošnjo za opravičilo, prošnjo. Vsa ta besedila so glede na število udeležencev lahko tudi javna, npr. javna zahvala donatorjem, javno opravičilo zaradi razžalitve.